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Gute Ansprechpartner, Festleiter und Schultern für verantwortungsvolle Aufgaben

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Kurz vor dem großen Tag geht meist alles Schlag auf Schlag. Das ist auch normal, aber Stress und Hektik müssen nicht sein. Viel kann man vorher erledigen, planen und organisieren, damit man es selbst nicht mehr "in den Füßen" hat.

Der eigene Kopf sollte am Tag der Hochzeit frei von Verantwortung, Planungen und Terminen sein. Deshalb sollte man Aufgaben verteilen. Vor der Einladungsphase sollte man damit beginnen.

Dazu gehört z. B., dass man ausgewählte Ansprechpartner sucht und mit Ihnen alles bespricht.

Das könnte z. B. ein Festleiter sein, an den sich Eure Gäste wenden können, wenn sie Programmpunkte gestalten möchten. Dieser wiederum könnte durch einen Moderator unterstützt werden, damit dies nicht eine zusätzliche Belastung ist, und er "der Mann" hinter den Kulissen ist. Ein großer Punkt sind z. B. Ansprechpartner für Eure Lieferanten. Oft ist es so, dass man zwar dem Partyservice seine eigene Handynummer gegeben hat, aber es ist meist so, dass das Brautpaar auf der eigenen Hochzeit nie das Handy wirklich bei sich hat (bzw. angeschaltet). Hierfür bieten sich gute Freunde und Verwandte an. Am besten gibt man seinen Lieferanten ein kleine Liste von Kontaktdaten bzw. auch umgedreht, so dass Eure Ansprechpartner sich gegebenenfalls am Tag selbst mit den Lieferanten kurzschließen können.

Auch ist es gut, weitere Aufgaben zu verteilen (falls diese nicht von Firmen übernommen werden). Da wären Aufgaben-Bereiche wie: Festleiter und Teilbereiche (Moderator, Programmgestaltung, Gäste-Ansprechpartner), Geschenkbuch-Verwalter (Geschenktisch), Spielecken-Aufsicht, Theke/Ausschank, Küche + Bedienung, Dekoration, Gästebetreuung (Ältere, Rollstuhl, Parkplatz), Technische Abteilung und Unterhaltung (DJ, Band, Alleinunterhalter).

Meist ist es so, dass gerade gute Freunde und enge Verwandte einige solche Aufgaben übernehmen. Das ist auch einerseits gut, da Ihr schließlich wissen wollt, dass diese Funktionen von verantwortungsvollen Personen übernommen werden. Allerdings ist dies Eure Hochzeit, und sie sollte deshalb für Euch und Eure engen Gefährten relativ stressfrei sein. Schade, wenn die eigenen Eltern vieles Eurer Feier wegen diverser Aufgaben verpassen würden. Natürlich ist dies für jeden schade, jedoch sollte man dafür Verständnis haben, dass die Annehmlichkeiten für Brautpaar, deren enge Familien-Mitglieder und vertraute Freunde gelten sollte. Deshalb sollte man auch überlegen, ob man manche Aufgaben nicht Firmen zuteilt, um Euren Gästen eine sorglose Feier zu ermöglichen.

Für einige sollte eine General-Probe möglich sein bzw. sollten diese die Möglichkeit bekommen, sich früh genug mit dem Umfeld vertraut zu machen. Hier sollte man nicht am falschen Ende sparen. Beispielsweise sollte man versuchen, die Festhalle (Gemeindehaus, Festsaal...) min. einen Tag vorher beziehen zu können bzw. sie auch dementsprechend zu mieten/buchen, damit Dekoration, Technik/Unterhaltung usw. ihre Plätze einnehmen können und die Vorbereitungen am Hochzeitstag selbst abgeschlossen sind. Es ist unschön, wenn beim Sektempfang noch Kabel verlegt wird!

Ansprechpartner für die Lieferanten sollten eingeteilt werden. (Hochzeitstorte, Chauffeur des Hochzeitsautos, Partyservice sowie alle sonstigen Firmen und Geschäfte, bei denen man etwas gekauft hat). Es macht auch Sinn, während dem Verschicken der Einladungen, einen Info-Brief (Liste) mit den Kontaktdaten der relevanten Ansprechpartner an die Lieferanten zu verschicken.

Deshalb, kurz gesagt, unser Tipp: Vor der Einladung: Liste machen von den bereits bekannten Lieferanten. Aufgaben verteilen, Ansprechpartner aussuchen und eine Liste mit Kontaktdaten erstellen. Teambesprechung mit den Verantwortlichen. Einladungen verschicken: An die Ansprechpartner die Liste der Lieferanten, und an die Lieferanten die Kontaktdaten der Ansprechpartner. Weitere Aufgaben verteilen

 

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